Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste koskien sukututkimusrekisteriä ja jäsenrekisteriä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan mukainen tietosuojaseloste. Luonnos laadittu 07.03.2024. Päivitys 23.04.2025

Rekisterinpitäjä on ”Sukuseura Koiviston Mäkeläiset”
Henkilötietojen käsittelijä

Sukuseuran hallitus on päättänyt sukututkimusrekisteristä ja jäsenrekisteristä
vastaavan henkilön.
a. Sukututkimusrekisterin osalta: Heikki Mäkeläinen, heikki.makelainen@nwtech.fi.
b. Jäsenrekisterin osalta: Maija Mattila, maijamattil@gmail.com.

Käsittelyn tarkoitus

Sukuseuran hallitus on päättänyt sukutietojen käyttötarkoituksista ja käsittelystä seuraavaa.
Koiviston Mäkeläisen sukua koskevien suku- ja henkilöhistoriallisten tietojen kerääminen ja tallentaminen tapahtuu alla listattuja käyttötarkoituksia varten:

1. Sukututkimustarkoituksiin
2. Tieteellisiin tutkimuksiin tiede-etiikan tavoin
3. Historiallisesti merkittävien asioiden tallentamiseen

o kuva-/videoaineistot
o sukutarinat

4. Sukukirjan kokoamiseen esim. Penttilän kyläkirjan lisäliite
5. Elävän sukukirjan ja erilaisten sukuistuntojen tueksi
6. Rekisterissä olevien ihmisten tapaamisia helpottamaan
7. Sukupuu-tuotteiden tekemiseen

o koko Koiviston Mäkeläiset sukupuu
o yhden henkilön sukupuu taaksepäin aina esi-isiin asti
o perhekunnan sukupuu tai esim. serkkujen tiedot

Käsittelyn oikeusperuste

Hallitus on päättänyt käsittelyn oikeusperusteeksi sukututkimusrekisterin ja
sukukirjan sekä jäsenrekisterin osalta:
 Sukututkimusrekisteri ja sukukirja: Rekisterinpitäjän oikeutetun edun
toteuttaminen (6 artikla 1f kohta).
 Jäsenrekisteri: Rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen
noudattaminen (6 artikla 1c kohta).

Oikeutettu etu

Hallitus toteaa oikeutetusta edusta
 sukututkimusrekisterin osalta: Historiallinen tutkimus ja
sivistykselliset perusoikeudet.
 sukukirjan julkaisemisen osalta: Sananvapauden käyttäminen.

Tahot, joille tietoja luovutetaan

Hallitus on rajannut, että sukutietoja luovutetaan seuraavasti
 Sukututkimusrekisteristä: Henkilötietoja siirretään sukukirjan käsikirjoituksen tai kohdassa ”käsittelyn tarkoitus” listattujen käyttötarkoituksien pohja-aineistoksi. Henkilötietoja ei siirretä
kolmanteen maahan.
 Jäsenrekisteristä: Elossa olevien rekisteröityjen yhteystietoja käsitellään ainoastaan jäsenmaksun kantamiseksi ja sukuseuran viestintätarkoituksissa. Sukuseura toimii jäsenrekisterin hallinnassa yhdistyslain määräysten mukaan.

Käsiteltävät henkilötiedot

Hallitus on määritellyt mitä henkilötietoja käsitellään.
Sukututkimusrekisterissä:
 Suku- ja henkilöhistoriallisen tutkimuksen kannalta tarpeelliset henkilötiedot.
 Henkilötiedot on saatu osaksi rekisteröidyiltä itseltään, osaksi viranomaisen henkilörekistereistä (lähinnä väestötietojärjestelmästä ja evankelisluterilaisen kirkon kirkonkirjoista) sekä arkistoista ja painetuista lähteistä.
 Elossa olevien erityisiin henkilötietoryhmiin (esimerkiksi terveystiedot) kuuluvia henkilötietoja, rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyviä henkilötietoja ja henkilötunnuksia ei käsitellä. 

Jäsenrekisterissä:
 Yhdistyslain säätämät henkilötiedot (jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka, syntymäaika, ulkomaalaisen osalta kansalaisuus). Tiedot on saatu rekisteröidyiltä itseltään.

Henkilötietojen säilytysaika

Hallitus on päättänyt henkilötietoja säilytyksestä seuraavasti.
Sukututkimusrekisterin osalta: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin rekisterinpitäjä ylläpitää sukututkimusrekisteriä. Sen päätyttyä sukututkimusrekisteri joko siirretään yleisen edun mukaisiin arkistointitarkoituksiin tai hävitetään.
Jäsenrekisterin osalta: Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilö on yhdistyksen jäsen ja poistetaan mahdollisimman pian jäsenyyden päätyttyä.”

Käsittelyn turvatoimet

Rekisterinpitäjä, Sukuseura Koivisto Mäkeläiset, varmistaa riittävän tietoturvan mm. suojaamalla tiedot luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta vahingoittumiselta ja häviämiseltä. Rekisterinpitäjä käyttää luotettavia tietojärjestelmien ja palvelinpalvelujen toimittajia, joilla on asianmukaiset suojaukset. Rekisterinpitäjä pitää
tietojärjestelmänsä jatkuvasti ajantasaisina ja tietoturvallisina sekä huolehtii varmuuskopioista.
Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja, jotka todennäköisesti aiheuttaisivat rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien kannalta korkean riskin.

Rekisteröidyn oikeudet

Hallituksella on vastuu henkilötietojansa sukututkimus- ja jäsenrekisteriin luovuttaneille. Käytännössä tämä toteutetaan seuraavasti:
Jokaisen rekisteröidyn kohdalle nimetty/valtuutettu rekisterinpitäjä kirjaa, mistä henkilötieto on luotettavasti peräisin, suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn, mahdolliset rajoitukset, jne.
Henkilötietojen antajalla on
 Oikeus saada tieto omien henkilötietojensa käsittelystä.
 Oikeus pyytää pääsy omiin henkilötietoihinsa.
 Oikeus pyytää oman henkilötietonsa oikaisemista tai poistamista.
 Oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista.
 Oikeus vastustaa käsittelyä.
 Oikeus siirtää tiedot toiseen järjestelmään.
 Oikeus tehdä käsittelystä valitus tietosuojavaltuutetulle.

Sukuseura määrittelee lisäksi seuraavasti:

 100 vuotta sitten kuolleen henkilön osalta jälkipolvia mahdollisesti
negatiivisesti leimaavaa tietoa ei saa kerätä eikä käsitellä.
 Tietojen käyttö muissa lähteissä on rajoitettu.
o Esimerkiksi Penttilän kyläkirjaan kerättyjä ja siinä käytettyjä
henkilötietoja ei voi käyttää muissa teoksissa.